L’arte di organizzare la scrittura online

Debora Montoli è una professionista specializzata in organizzazione digitale, che attraverso la consulenza aiuta le persone a definire il flusso del lavoro, gli strumenti digitali e il modo di gestire le comunicazioni. e la fortunata autrice de L’arte di organizzare la scrittura online, edito da Flaccovio. Dal momento che l’ordine e il disordine sono croce e delizia – non necessariamente in quest’ordine – le ho posto alcune domande sulla pubblicazione. E ve le riporto qui sotto, ringraziandola.

 

Ciao Debora, ci racconti i tuoi attuali focus lavorativi?

Mi occupo di delega, organizzazione digitale e attività operative legate alla gestione dei contenuti. Lo faccio lavorando da remoto per altri professionisti e imprenditori. Credo che ci sia modo e modo di lavorare e che dovremmo coltivare due cose:

1. Prenderci cura della conoscenza personale.
2. Seguire il concetto di “abbastanza buono per ora, abbastanza sicuro da provare” che arriva dalla sociocrazia.

Sono due ingredienti che tengono alla larga la continua ricerca della falsa perfezione e l’inganno che ci porta a consumare contenuti su contenuti invece di riuscire a esprimerci.

 

Ci racconti come hai “organizzato” il tuo libro sull’organizzazione della scrittura online?

Ho voluto trattare teoria e pratica perché è solo la somma di questi due aspetti che può darci la consapevolezza di quello che pensiamo e quindi di quello che scriviamo.

Ci sono nove capitoli che partono dai metodi più indicati per gestire il tempo che abbiamo a disposizione, evitando di lasciare solo gli avanzi alla parola scritta. 

Parlo anche di strumenti, ma soprattutto del motivo che ci porta a usarli: nessuna pratica regge senza un valido perché dietro.

Il processo che porta a scrivere non può essere unico per tutte le persone, ecco perché ho chiesto a cinque professionisti di descrivere alcuni aspetti legati alle idee o all’organizzazione della scrittura.

Da un punto di vista più operativo, ho riportato il processo che ho seguito per realizzare il libro. Dall’impostazione delle giornate all’editor che ho usato.

 

Cosa significa saper scrivere? E cosa significa saper scrivere per il web?

In ambito professionale, saper scrivere è la chiave di volta che ci aiuta a lavorare meglio partendo proprio dalla comunicazione. 

Con un notevole risparmio di tempo, incomprensioni ed errori. Senza dimenticare il rispetto per il tempo altrui.

Scrivere in modo chiaro significa avere un pensiero chiaro di ciò che si vuole trasmettere. Purtroppo, nella frenesia di tutti i giorni e soprattutto in riferimento alla scrittura per il web, la chiarezza sta scomparendo. 

Un pensiero chiaro si mantiene da periodici momenti di riflessione, ma riflettere vuol dire rallentare e fare i conti con le nostre decisioni. E questa cosa spaventa.

Ecco che subentrano i messaggi audio travestiti da frasi come “scusa se ti mando un vocale ma faccio prima”, perché pensare prima di comunicare costa tempo e fatica, ed è meglio farlo in modo istantaneo senza dover rileggere o affrontare il nostro pensiero diventato parola scritta. 

Preferiamo le scorciatoie che tolgono lo sforzo necessario per rendere chiaro ciò che vogliamo trasmettere, scaricando la responsabilità di svelare il significato della nostra stessa confusione ai destinatari. 

Uno dei problemi che avverto nella scrittura per il web in ambito professionale è la mancanza di una comunicazione bidirezionale che coinvolga davvero entrambe le parti. C’è solo un continuo scarico di responsabilità: “Io non ho tempo e a te spetta il compito di capire”.

 

Cosa significa per te farsi capire? 

Henri Cartier Bresson diceva che fotografare è porre sulla stessa linea di mira la mente, gli occhi e il cuore. È un modo di vivere.

Anche per me è così rispetto alla voglia di comunicare in modo chiaro:

• Mente per la cura di ciò che voglio trasmettere.
• Occhi per l’attenzione che cerco di metterci.
• Cuore per il rispetto di chi riceverà il messaggio, l’email o l’articolo.

Se osserviamo la maggior parte dei problemi presenti in diverse aziende si nota quanto siano alimentati dall’assenza di comunicazione e da una sequenza di infiniti fraintendimenti.

– Ma pensavo che…

– Non avresti dovuto farlo tu?

– Guarda che non erano queste le modifiche che ti avevo chiesto!

– Nessuno mi ha detto che cosa avrei dovuto fare.

– Non lo sapevo.

– Parlano solo tra loro e nessuno mi dice mai niente!

– Non ero in copia…

– Credevo che avresti risposto tu.

Potrei scrivere mille frasi di questo tipo e molti di voi avranno vissuto direttamente o indirettamente situazioni simili.

Ma comunicare e farsi capire sono responsabilità personali guidate da una forte intenzione di chiarezza. Intenzione di voler lavorare bene anche attraverso la parola scritta.

 

Quali sono le sviste più clamorose rispetto alla scrittura online?

In linea generale, non si pensa alla parte organizzativa di tutte le fasi della scrittura, dalla raccolta delle idee alla gestione dei testi ripetitivi. Finendo per fare e rifare mille volte le stesse cose.

La disorganizzazione vissuta in modo sereno non ha mai fatto male a nessuno, ma gli aspetti negativi si rivelano quando si vivono situazioni di grande disagio radicate nel tempo. Aspetti che si trasformano in frustrazione, malessere o ansia e che hanno un peso enorme sulla qualità della vita, del lavoro, delle relazioni sociali. Scrittura compresa.

Volendo riassumere in cinque punti:

1. Non si va al dunque e si passa da chi punta alla sintesi estrema senza indicare gli elementi importanti a chi, al contrario, scrive testi infiniti.
2. È difficile capire cosa ci si aspetti dal destinatario.
3. Non si rilegge e non si dà aria al testo (fare spazio come regola di vita).
4. Si perde tantissimo tempo alla ricerca delle informazioni, che immancabilmente verranno usate solo per un lavoro da “cotto e mangiato” invece di pensare per quali altri ambiti potrebbero servirci.
5. Non si sfrutta l’above the fold – tecnicamente “sopra la piega” – ovvero la parte dei quotidiani che si legge senza sfogliare le pagine e che ha lo scopo di catturare l’attenzione. È anche il colpo d’occhio della home page di un sito, che permette di chiarire subito di cosa si tratta senza scorrere in basso. La stessa attenzione dovrebbe riguardare anche email, presentazioni, report… curando ogni above the fold affinché sia chiaro quali informazioni troveranno e quale sia lo scopo del testo.

 

Ci lasci qualche risorsa per tenerci al passo con questi argomenti?

1. La newsletter di Ann Handley, autrice di diversi libri tra cui Le nuove regole della scrittura.
2. La newsletter di Austin Kleon, anche lui autore di numerosi libri tra cui Ruba come un artista.
3. Per i primi passi verso la gestione della conoscenza personale, Tiago Forte con il suo libro Building a Second Brain.
4. Per chi ama la carta, tutto il mondo del Bullet Journal partendo dal libro di Ryder Carroll, Il metodo Bullet Journal.
5. Per gestire la propria attenzione e difendersi dall’eccessivo rumore, tutti i libri di Cal Newport.
6. Per aumentare la propria consapevolezza con il concetto di “non ingombrare”, il libro Solo bagaglio a mano, di Gabriele Romagnoli.
7. Tutti i libri che vi allontanino periodicamente dai manuali (anche da quello che ho scritto io) e nel dubbio Shantaram o Lo specchio vuoto sono testi che fanno bene all’anima.